应用文的“五要素”之结构

什么是结构

如果说主题是文章的灵魂，材料是文章的血肉，结构就是文章的骨骼了。确立了主题, 选择好真实而典型的材料，就该“谋篇布局” 了，即把材料组织起来，安排文章的结构。

那么，什么是应用文的结构？它是文章内部的组织构造，是对其内容进行组织安排，构 建出观点与材料、内容与形式有机组合的骨架。有了严密的结构，才能形成一篇完整的文章。
 

应用文结构的特点

应用文结构的特点是模式性。所谓模式性，是指应用文的结构或是有其规定，或是约 定俗成。在应用文中，行政公文和事务文书、专用文书、生活文书的模式有所不同。主要 区别在于以下几个方面。

1. 行政公文的模式性，表现在两个方面：一是它具有规范的格式。这是由国务院规定 的，任何人不得改变。二是抛开行政公文的眉首、版记部分，其正文的结构也有一定的惯 例。有的是一段式，既无开头，又无结尾；有的是两段式，即只有开头和主体，或只有主 体和结尾；有的则是三段式，即由开头、主体、结尾组成。

2. 事务文书、专用文书、生活文书的模式性，与行政公文略有不同。国务院对这类文 书没有进行规范，它们也没有眉首、版记部分，只有正文，而正文部分的模式，是约定俗 成的。比如，事务文书中的总结、调查报告往往采用总分总的结构方式；简报一般采用消 息的结构方法。

就是由于应用文结构的这种模式性特点，使之不能像文学作品的结构那样灵活自由。
 

应用文结构安排的原则

应用文结构安排的原则与文学作品类似。 

服从表现主题的需要。比如年终总结，如果按时间顺序来安排材料，这份总结很可 能就是在记流水账。因为一年的工作头绪很多，如果不按材料之间的逻辑关系来安排文章 结构，就不能较好地突出主题。

 

要适应不同文体的特点。文体不同，结构也不一样。就应用文与文学作品相比较而 言，结构差异很大；就应用文本身而言，各类文体在结构上也有所区别。如写市场调查报 告，要写基本情况、分析评价和建议。如写规章制度，则一般要用条款式来写。我们在学 习中要善于掌握应用文各类文体的结构特征，这样才能做到写什么文体像什么文体。
 

 

应用文结构的基本要求

应用文的结构，要求完整、严谨，纲目淸楚，层次分明，段落淸晰，言之有序，避免 松散与重复。一般来讲，应用文的正文都具有开头、主体和结尾几个部分，但在具体安排 时，还有根据不同文体特点安排不同的结构形态。

 

应用文结构的内容

结构的内容包括文章的标题、开头、结尾、层次、段落、过渡和照应。应用文的各文 种，在结构形式上各有自己的特殊性，但从整体看，其结构形式仍然具有普遍性。

 

(一）标題

 

应用文写作的标题，要求充分体现主题，有的标题还有规范要求。这与文学作品形式 多样、灵活多变的标题有着明显的不同。应用文的标题通常有三种形式。

 

公文式标题。这类标题程式性强，表达直接而少变化，主要用于公文。

 

新闻式标题。新闻式标题通常又称文章式标题，又可分为单标题和双标题两种形 式。单标题有的直接提出文章主题，如“小商品也要高质量”、“做好纪检信息工作实践 与体会”；有的概述主要内容，如“积极财政政策仍将持续至少两到三年的时间”；有的 在标题中提出问题，如“美国经济何时走出低谷”

双标题是有正题和副题的双行标题，其中正题符合单标题的要求，更多地突出文章主 题，副题则对正题起补充作用，常常说明应用文的内容范围和文种，如“靠名牌贏得市场 -关于深圳市飞亚达（集团）股份有限公司的调查”、“繁重•活跃•稳定•上升~2002 年国内市场发展趋势”。

论文式标题。这类标题或表达文章的观点和内容或点明所论述范围。如“核心竞 争力——企业制胜的根本”、“双峰县农村劳动力转移的调查与思考”。

 

•)开头与结尾

开头。应用文的开头虽然没有统一的格式，但却有规律可循。对开头有两个基本要 求：一要“开门见山”，直接触及主题或主要内容，不要绕圈子，不要设置悬念；二是要简洁，即要求文章在开头就要把问题明确、集中地提出来，这样使读者很快能够理解文章的 意图。应用文的开头，一般常用的形式有以下几种。

 

(1)以揭示主题的方式开头。
就是在文章开头，以简要的文字揭示应用文的主题，唤 起读者注意，引导读者继续阅读。
 

(2)以撰文的缘由或目的开头。
就是对撰写应用文的理由、目的和根据作简明的交代， 以帮助读者理解应用文的内容。如《国务院关于成立经济贸易办公室的通知》一文开头写 道：“为适应加快改革开放和经济建设的新形势，加强宏观调控和协调日常经济工作，国务 院第100次常务会议决定，……”一般来讲，请示、报告以写明理由为开头；指示、决定、 批复以说明根据为开头；规章制度以说明目的为开头。
 

(3)以陈述概况的方式开头。
这种方式要求用简明扼要的语言，围绕主题介绍有关情 况或背景。如一篇题为《加强民族团结，繁荣民族事业》的总结开头：“山东省青州市是少 数民族居住比较集中的地区之一，有回、满、蒙古、朝鲜、土家等27个民族，2.6万余人， 占全市人口的2.5%。近年来，青州市积极加强民族团结，繁荣民族事业，有力地推动了全 市经济和社会各项事业全面发展。”就是用了这一开头方式。总结报告、综合报告、会议纪调查报告等文种就常用此开头方式。
 

(4)以阐明论点的方式开头，就是在开头亮明观点。
如《现代化企业需要什么样的复 合型会计人才》的开头：“随着社会主义市场经济的不断深入发展，会计工作也不断拓宽， 过去那种单一的会计知识结构己远远不能适应会计管理工作的需要，会计人员作为企业经 济管理的重要的专门人才，必须相应地提高自身的专业素质，改变原来那种单一的知识结 构，以适应市场经济发展的需要。因此，培养造就一批复合型会计人才是当前会计工作的项重要任务，也是企业发展向现代化迈进的关键所在。’
 

(5)以提问的方式开头。
就是将应用文要回答的问题，在开头以提问的方式一针见血 地提出来，可以收到开门见山的效果。如《核心竞争力——企业制胜的根本》的开头：“在 激烈的市场竞争中，一个企业制胜的根本是什么？为什么有的企业能长盛不衰，有的企业 只能成功一时，而有的企业却连一点成功的机会都没有？笔者一直为这些问题所困惑。”这 种开头方式能引起读者的注意和思考，常见于调查报告、学术论文的写作。
 

(6)以致意的方式开头。
贺信、感谢信和讲话稿多以这种方式开头，目的是给人以亲 切感。

 

(7)以表明态度的方式开头。
如：“国务院同意XX部《关于XXXX的报告》，现转 发给你们……”。这类开头，一般用于批转或转发通知以及对请示或来函的批复。

 

结尾
应用文的结尾讲究言尽意尽，要简洁，不拖沓，不留“余味”，不添“蛇足” 更不能草率。其结尾一般要与开头相呼应，常用形式如下。

 

(1)专用词语式。
适用于部分公文，如“特此报告”、“特此通报”、“此复”等。

 

(2)强调式。
就是以简要文字对行文的具体要求做强调说明，以引起重视。适用于部 分公文，如“妥否，请批复”、“请尽快函复为盼”等。
 

(3)点题式。
在结尾点明主题或深化全文主题，可使读者加深对文章的理解。适用于 讲话稿、论文等大量使用议论手法的文章。

 

(4)号召式。
提出希望，发出号召，展望未来。如公文中的部分下行文、某些重要会 议上的讲话、市场预测、计划等常用这种结尾形式。

 

(5)结论式。
对文中的主要观点或问题，加以归纳总结或略作重申，以加深印象。

 

(6)说明式。
对与主体内容有关但性质不同的问题或事项作补充交代、说明，以保证 内容的完整性，如公文结尾交代施行日期、执行范围、传达对象、与该文规定不符的原有 规定如何处置等；论文结尾处说明尚未解决而应另做讨论的问题。

 

(7)建议式。
针对设定的施行目标、产生的问题提出意见和建议。

 

除了上述几种结尾方式，还有请求式、责令式、表态式等，在此不一一列举，有的则 没有结尾，自然收尾。

总而言之，应用文的开头与结尾，要注意根据应用文表达的内容与文种特点采取不同 的表达方式，要有具体的针对性。

 

(三）层次

 

1.层次的概念。
层次是应用文思想内容表现的次序。为了说明应用文的主题，需要设 若干分观点，用一个层次来表述一个分观点，而后安排好文中的各个层次，各层次所表述 的分观点的总和，就是应用文的主题。每个层次表述的分观点，要具有相对的完整性，对 层次的划分，要前后有序，条理清楚。为此，要求撰写者对所写的事物进行深入的分析， 以使自己具有清晰的思路。

 

2.层次的形式。
关于层次的划分，在同一篇文章中要采用同一标准。一般有以下几种 形式。

 

(1)以事件的时间、地点为序。就是依事件发生的时间或地点来划分层次，工作报告、 通报、调查报告等多用此形式。

(2)以管理活动的发展阶段为序。就是依一项工作或工程、一个事件、一次会议、一 个人物的发展阶段为序划分层次。综合性工作报告、专题性工作报告、调查报告等常用此 形式。

(3)以逐层论证为序。就是应用文中各个层次的意思一层进一层，是逐层深入的关系。 一般是首先提出一个中心论点，而后逐层由浅入深地论述。这种结构适用于工作决定、讲 话稿等文种。

(4)以问题为序。就是按应用文中所反映的问题来安排层次，这些层次可以反映主次、 并列、因果关系或正反对照的关系。适用于工作报告、总结报告、调查报告、会议纪要等 文种。

(5)以空间为序。就是把所表现的事物划分为若干部分，然后按它们自然连接的顺序， 即从左到右、从上到下、从前到后、从里到外等按空间相连的顺序一层一层写出来。

(6)综合式。就是综合运用几种形式来安排层次结构，如先以时间为序划分大的层次，

再以其中的问题为序划分第二级层次。

 

3.层次的表述方法。

(1)用小标题表示。如《靠名牌贏得市场——关于深圳市飞亚达（集团）股份有限公 司的调查》一文在“启示：现代企业必须重视实施名牌战略”的小标题下，再分三个层次 来阐述这一问题，在每个层次开头又用小标题点明主旨：1、实施名牌战略是提高产品质量、 提升企业品味的内在要求；2、实施名牌战略是企业参与市场竞争尤其是国际市场竞争的客 观需要。3、实施名牌战略是增强国家经济实力的重要手段。

 

(2)用数量词表示。
规范的数量词标法，是依层次条款的大小，从大到小分别用“一、 二、三”；“(一）（二）（三)”；“1、2、3、”； “（1) (2) (3)” 来表示。也有用“第一条”、 “第一款”来标明的。

 

(3)用词、词组表示。如“首先……其次……”、“关于XXX问题……”或“会议认 为……”等。

 

(四）段落

 

1.段落的概念。
段落指的是自然段，即应用文中能够表达一个完整意思而又相对独立 的基本构成单位，是在行文中由于转折、间歇、强调等情况而自然形成的分隔、停顿。

 

2.段落安排的原则。
一是注意段与段之间的联系；二是每段要相对完整地表达出一个 中心意思，不能把一个完整的意思分成几段来写，也不能把不相关的意思硬放在一段之内， 要注意段落的完整性与单一性；三是段落要长短适度。

 

3.段落的展开方式。
段落的展开主要围绕“主句”进行。叶黔达教授说：“主句是段 落中概括或提示本段中心、内容范围的句子。它起提携全段的作用。好的主句总能服从于 并说明文章题目（或主旨），能揭示段落中心或揭示段落的内容范围。”围绕主句展开段落， 是写好应用文书段落的关键。

开段落的方式

 

一般而言，围绕主句展开段落的方式，通常有下列11种。

 

(1)通过解释、说明和阐述主句展开段落。
即具体对主句提出的概念、定义、主张或 观点进行解释和阐述，以展开段落。例如：

 

办学要体现改革的精神。增设学院，不增加编制。要充分挖掘党校现有的师资、场地、 设施等方面的潜力。还要充分利用各种社会智力资源，聘请有实践经验、有理论素养的干 部和企业家讲课，当客座教授。在生产（经营）、教学、科研相结合上下工夫，努力探索一 条有特色的党校办学的新路子。

 

段中展开部分概说了如何体现办学改革精神的措施。

 

(2)以实例说明主句展开段落。
就是用举例来陈述、证实、说明主句以展开段落，有 的用具体事例，有的用概括性例子。例如：

 

纵观整个上世纪末，“珠江三角”的辉煌有目共睹。15年间，“珠江三角”以国内生产 总值年均递增18%的速度，将人均国民生产总值推上了 1.1万元的高峰，成了中国最早跨 入小康社会的地区之一。“珠江水”、“广东饼”，还有数不清的家用电器，几乎渗透到中国

市场的每一个角落。

 

列举几个例子时，则要注意叙述、说明的先后顺序。

 

(3)通过递进展开段落。
即由浅入深层层推进，逐步深入说明事物本质属性或事理， 以展开段落。例如：

 

目前养猪业已形成三种经营形式或称养猪的三个层次，即千家万户养猪、专业户养猪 和工业化（工厂化）养猪。前两者数量大，存栏和出栏总量约占全省95%以上，占有举足 轻重的地位。但这两个层次规模小、分散，限制了高科技的应用，因而难于进一步提高繁 殖率、产肉率、商品率和经济效益，属于低层次养猪。要把这两个层次从数量增长型变为 质量效益型，当务之急是集中精力发展第三个层次，才能达到启动前两个低层次类型。这 是我省养猪业跃上新台阶的必由之路。

 

这个段落在层层递进时，还适当运用了一些关联词语，使层次的递进关系更为清晰。

 

(4)通过数字说明展开段落。
即通过数字说明主句以展开段落。这种方法，利于具体、 准确地说明客观事物的现状及其变化。例如：

 

四川已成为全国最大的商品猪基地。改革开放以来，川猪以年递增12%的速度稳定增 长。出栏率达91%,瘦肉率大面积达48%以上，均达历史最高水平，数量上也保持着绝对 优势，全省生猪存栏数已达6400万头，数量已超过美国，仅次于苏联。全省养猪产值占农 业产值40%以上。全省人均吃肉已近20千克/年，距本世纪末我国人均吃肉25千克/年的 奋斗目标不远。

 

(5)通过比较展开段落。
即通过比较事物的差异或说明事物的相同点，来展开段落。 例如：

 

对技术人员的引进态度不一样。发展快的张村，光从京、津等地请进的技术人才就有 近百名，并采取师傅带徒弟的办法，为本地培养技术人员326名。靠这些人，办企业87 个，今年新增产值960元；发展慢的王村，只引进外地人才11名。

 

(6)通过分类展开段落。
即依据同一标准对事物分类，以展开段落。例如：

 

这次检查的内容为今年6月份以来发生的各种乱涨价，乱收费行为。（1)违反国家规 定，擅自涨价和扩大进销差率、批零差率、最高限价、指导价，提高商品价格及收费标准 的行为；（2)违反国家规定的调价备案、申报制度与监审品种的差率、利润率、临时性限 价以及不实行明码标价的行为；（3)违反国家规定，擅自提高化肥、农膜、农用柴油等农 业生产资料最高限价的行为；（4)擅自扩大收费范围，随意提高收费标准以及自立名目乱 收费的行为。这个段落中4类行为皆是符合“乱涨价，乱收费”的行为。

 

(7)通过总说与分述展开段落。
即先综述后分说，综述要概括、准确，分说要善于敷 陈，必要时可用序号，使分说条理更清楚。例如：

 

县委、县政府把加快乡镇企业发展步伐作为全县经济上台阶、农民奔小康的突破口， 领导重视，工作抓得实在。县委、县政府把乡镇企业工作列入重要工作日程，县委常委会、政府常务会多次专题研究乡镇企业工作，先后4次召开大型乡镇企业会安排部署、检查指 导。县委书记、县长蹲在基层调查研究，协调解决问题；主管领导集中精力抓住不放。为 各乡（镇）配备了抓乡镇企业的专职副乡（镇）长；充实和加强了县乡企局和乡（镇）企 业办的工作力量。明确提出，不抓乡镇企业的领导不是称职的领导，要解放思想换脑筋， 不换脑筋就换人，不上台阶就下台。

 

这个段落中，分述从4个方面对总说的“领导重视，工作抓得实在”加以了具体陈述。

 

(8)通过转折展开段落。
即通过前后意思的转变以展开段落。例如：

 

我省生猪经营放开后，多渠道流通发展迅速，市场繁荣。但是也出现了一些值得重视 的问题，突出的是生猪屠宰管理失控，流通秩序淚乱，国家税收流失严重，肉品质量下降 影响人民健康，群众反映强烈。

 

(9)通过排比句展开段落。
排比句由三个以上结构相同或相似的、语气一致、意义相 关的短语或句子连续排列构成。例如：

只有不断巩固和扩大团结，才能维护稳定的社会局面，保持和谐的人际关系；才能挖掘 蕴藏的潜力，充分发挥中国人民的聪明才智；才能振奋民族精神，凝聚海内外各方面的力量。

 

(10)通过时空的变化展开段落。
即以时间先后为序展开段落，来表述同一时间里不同 地域、方位的情况。例如：

 

我国经济体制的改革，已经经过了几年的酝酿和实践。十一届三中全会在决定把全党 工作重点转移到经济建设上来的同时就着重指出，为了实现社会主义现代化，必须对经济 体制进行改革。那次会议以后，全党在拨乱反正和调整国民经济方面进行了大量工作，改 革主要在农村进行。在完成指导思想上的拨乱反正、实现历史性伟大转折的基础上，党的 十二大明确提出了有系统地进行经济体制改革的任务，并且指出这是坚持社会主义道路、 实现社会主义现代化的重要保证。近两年来特别是今年以来，党中央、国务院又作出了一 系列重要决策和指示，推动了各项改革的广泛深入发展。

 

这是《中共中央关于经济体制改革的决定》中的一段话，展开部分以时间为序，分为 4个阶段，十分精要地阐明了主句的意思。这种展开段落的方法类似于中国画中的“移步 换形”技法。

 

(11)通过因果关系的表述展开段落。
采用这种方式展开段落，既可由因及果，又可由 果溯因。例如：

实行承包经营制后，该厂生产仍然上不去。其主要原因有以下几点。一、承包机制不 健全，厂长的权、责、利没有紧密配合。二、上级主管部门的干预过多，厂里的自主权不 够。三、技术力量薄弱，没有能力搞技术改造和开展新产品，以致产品在市场上缺乏竞争 力。四、全厂职工当家做主的主人翁积极性也没有调动起来。

 

上述方式常常是几种方法综合运用。有些方式，还可能与其他方式有交叉。

 

(五）过渡和照应

 

应用文的撰写，同样要安排好各层次、段落之间的过渡与照应，使层次、段落之间前后连接、转折自然，从而使文章成为一个有机的整体。

 

1.过渡。
就是指上下两个段落或层次之间需要设关联词语、词组、句子甚至自然段， 以连接文意，使文章脉络通畅、结构紧凑。一般常用“综上所述”、“总之”、“为此”等承 接词来实现过渡效果。

 

2.照应。
就是指上下文之间相互关照、呼应，即前面提示的内容，后面要有连续、回 应，后面表述的内容，在前面要有提示；内容与标题、开头与结尾以及行文各层次之间都 要有相互呼应，以使全文前后连贯、自然。