应用文写作的“五要素”之应用文的语言

应用文的语言

 

说到应用文的语言，我们有必要了解语体。语体是适应题§和语境的需要为实现交际 功能而形成的语言运用体式。一般情况下，根据交际方式和功能，人们把语体分为口头语

体和书面语体两大类。口头语体又分为谈话语体和演讲语体。书面语体又分为文艺性语体， 用于小说等文学作品；议论性语体，用于议论文；科技语体，用于科学小品文；事务性语 体，用于应用文。

 

可见，应用文的语体风格与文学作品不一样，它体现的是事务性语体的特点，即平直、 朴实、庄重。由于应用文包括的文种繁多，具体的使用范围、写作目的及作用有所不同， 因此各种文种在写作要求、格式和语言运用上自然也有所差异。事务语体大致可分为两类： 一般事务语体和公文事务语体。

 

1. 一般事务语体。
单位、个人常用一般事务语体，内容广泛，适用于应用文中的日用 文类和一些机关事务文书类，如调查报告、广告等。它的格式比公文事务语体灵活，表达 方式以叙述、说明为主，但不排除必要的议论和抒情。在语言运用上，除了少数体式讲求 朴实，不尚文采外，大都比公文事务语体显得生动。

 

2.公文事务语体。
公文事务语体是公文、规章制度、计划、声明、合同等应用文的语 言体式，它是机关单位处理公务的依据。这种语体只对客观情况作如实说明，表明作者意 图，不追求表达的艺术化，排斥想象夸张，也无需激发人们的感情；力求平实，质朴无华， 言意尽而言止意尽。

 

二、应用文语言表述的要求

 

(一)准确、通顺

 

正确、顺畅地记载与传递信息是撰写应用文的基本要求，遵循这一要求，应用文的语 言表述必须符合客观实际，符合逻辑，即概念准确而恰当，还要符合语法修辞的规范。这 样，我们就要注意下列4种将造成语言的不准确通顺的毛病。

 

1.用词不当。
用词不当主要表现在以下几个方面。

(1)生造词语。
比如一份调查报告，描述大学校园里的化妆情况时写到：许多女大学 生更喜欢素面朝天（本意为不喜欢化妆）。

 

(2)词义不清。
汉语中有大ffl的同义词和近义词，褒义词和贬义词，如果用错，就会 影响意思的表达。如这样一篇消息，在表现“小吃节”热闹场而时写到：人群蠕动。

 

(3)搭配不当。
搭配不当主要表现为：主语和谓语搭配不当，谓语和宾语搭配不当， 修饰语和中心语搭配不当。如“他的工作态度一向认真努力”。

 

2.句子残缺。
句子残缺往表现为主语残缺、宾语残缺、状语残缺。例如：同志们出色 地完成了去年没有完成的。

 

3.语序紊乱。
比如：隐形眼镜已经走进了大学生活，但是大学生对它的了解还不够， 佩带者也是有限的。那么隐形眼镜在校园中的发展如何？广大学生对它的态度如何？

 

4.不合逻辑。
比如：教学楼的灯全都熄灭了，漆黑一片，只有值班室的灯还亮着，闪 闪发光。
 

(二）简洁、明了

为了加快阅文办事的节奏，应用文用语必须简明精练，即用尽可能少的文字，浓缩大 fi的信息，做到言简意赅。那么，应用文的表述怎样做到简洁明了？

1.从特定目的、特定对象出发，根据工作需要，写最重要的内容。即与主旨无直接关 系的内容不写；众所周知的大道理不写；对方不需要了解或已知道或无异议的内容不写。

2.运用各种简省的表述方法。应用文在语言的长期使用中，形成了一套简省的表述方 法，主要有7种。

(1)适当使用单音节的文言词。例如：兹、悉、妥、拟、系、鉴等。

(2)常使用介宾短语，使表述简洁、严密。例如表目的、原因的：为、为了、由于、 以此、以免、以期等；表对象的：对、对于、将、关于等；表根据方式的：根据、遵照、 依照、按照、通过、在、随着等。

(3)常用事务性的词汇。应用文的语言模式中，有一套约定俗成的事务性词汇，主要应 用于公务文书中，其他应用文也根据实际情况灵活运用。这些事务性词汇，归纳见表1-2。

 

 

 

 

(4)普遍运用成分共用句及“的”字短语使句式简洁。

 

(5)使用插说，即用括号把需要说明的意思插在句子中，不构成独立成分，使行文紧 凑、严谨，意思表述简明。

 

(6)常运用简称略语，使行文简洁、明了，内容概括鲜明。

 

(7)利用紧缩句，变繁就简。
 

 

(三）朴实、得体

应用文是处理事务的工具，又是沟通信息的基木方式，因此要强调用语的朴实与得体。 朴实，就是指文风要朴实无华，语言实在，强调直接叙述，意尽而言止。不追求华丽词藻，不允许有虚构、夸张和想象，少用甚至不用描写、抒情等表达方式，力求朴素纯真、 实事求是。
得体，就是指应用文语言应适应不同文体的需要，语言讲究分寸、适度。应用文书文 种丰富，各类文种的用语风格也有明显的区别。如指挥性公文的命令、决议、决定注重庄 重严肃；法规、规章和管理规章文书讲求严谨、确切、利落；计划性文书必须实在、周密、 可行；会议报告应富于鼓动性等。又如，上行文的语言，应尊重而不阿谀讨好；下行文的 语言，应谦和但又不失度；与平行机关往来函件的语言，则应以诚以礼相待，多商fi，互 相尊重。对上级的情况报告，不必有过多的宣传议论；对下级布置工作的通知，又不可过 于原则、空洞，应实实在在，切实可行，有可操作性。惩戒坏人坏事的通报，语言应言之 凿凿，义正词严；表彰好人好事的决定，语言则应热情、稳实。

 

(四）严谨、庄重

 

应用文中的公文代表机关发言，具有法定的权威性，其用语应当严谨、庄重，以体现 出公文的严肃性。因此，既不宜用口语，也不宜用文学语言。具体要求如下。

 

1.使用规范化的书面语言。
规范化的书面语言词义严谨周密，正确使用它可以使作者 准确理解公文、不产生歧义，从而能认真执行。

(1)注意词语的单义性。如“城市公有住宅”。

(2)不用叹词、儿化词、语气词。

(3)排斥方言、口语。如：在文件用语中，使用“商榷”、“面洽”、“诞辰”、“不日”、 “拟”等书面语言，而不使用“商量”、“生日”、“不几天”、“早已经过”、“打算”等口语， 以示庄重。又如不称“少女”为“细妹子”等。

(4)不滥用略语。如不称“打击经济犯罪办公室”为“经打办”，不称“爱国卫生运动” 为“爱卫运动”等。

 

2.使用专用词语。
长期以来，人们在公文中沿用一些使用频率较高的专用词语。掌握 这些词语，有助于文章表述的简练。常用的专用词语如下。

 

(1)称谓词。

 

第一人称：我、本（部、委、办、厅、局、院、厂、所等)。

 

第二人称：贵、你（部、委、办、厅、局、院、厂、所等)。

 

第三人称：该（厂、部、同志、产品等）。

 

(2)领叙词：根据、按照、为了、遵照、惊悉、敬悉、……收悉等。

 

(3)追叙词：业经、前经、均经、即经等。

 

(4)承转词：为此、据此、故此、鉴此、综上所述、总而言之、总之等。

 

(5)祈请词：希、即希、敬希、请、敬请、烦请、恳请、要求等。

 

(6)商洽词：妥否、当否、是否可行、是否妥当、是否可以、是否同意、意见如何（一 般用于上行文、平行文)。

 

(7)受事词：蒙、承蒙等。

(8)命令词：着令、特命、责成、令其（表示命令语气）；切切、毋违、切实执行、不 得有误、严格办理（表示告诫语气)。

 

(9)目的词：请批复、函复、批示、告知、批转、转发（用于上行文、平行文）；查 照办理、遵照办理、参照执行（用于下行文）；周知、知照、备案、审阅（用于知照性文 件

 

(10)表态词：应、应当、同意、不同意、准予备案、特此批准、请即试行、按照执行、 可行、不可行、迅即办理等。

 

(11)结尾词：此复、谨此、特此报告、函复、此致、特予公布（用以结束上文）；…… 为要、……为盼、……为荷（明确行文目的与要求）；敬礼、致以谢意、谨致谢忱（表示敬 意、谢意、希望)。